AllentownSchool District

Superintendent's Message: ASD Financial Plan Status Update

Parker Letterhead

February 23, 2021

Dear ASD Community,

On March 23, 2018, we released the results of an independent fiscal analysis conducted by Pennsylvania Financial Management Co. At that time, our school board of directors along with the current administration pledged to use the report as an organizational driver of the fiscal improvements and transparency required to help sustain the District.  Specifically, the District had to address the following harsh realities:

  • A nearly exhausted fund balance
  • Rising costs of PSERS, healthcare, and charter school tuition rates
  • Lack of standard operating procedures within the business office
  • A budget projection that showed an $8 million deficit for the 2018-2019 school year with no fund balance to cover the deficit.

Almost three years later, we are excited to share the improvements made on behalf of the Allentown students, staff, and broader community. Not only will tonight’s report illustrate our continued commitment to excellence - it will also reflect our commitment to the fiscal priorities outlined within the goal area of creating and expecting organizational effectiveness and accountability found in our Strategic Framework.

In sum, over the past four years, the district has invested in staff and systems to address the findings from our 2017-18 fiscal analysis. We have made an investment to support improvement and the overall financial management of district financial resources.  We have also hired staff and partnered with experts to help us achieve our academic and operational goals. We are happy to report the following:

  • A significant reduction to the originally projected deficit by PFM as shown in the chart below


  • Increased revenue when compared to past PFM original projections
  • Implementation of fiscal management systems and processes (position control, budget management, and comprehensive data mining reports)
  • Increased philanthropic investment and support of District priorities

 

These improvements could not have been made without dynamic partnerships with the Carbon Lehigh Intermediate Unit (CLIU21), the Century Fund, the Pennsylvania Department of Education, as well as local legislators.  Collectively, all efforts have supported ASD as we made the pivot toward organizational efficiency, transparency, and accountability. Please note, there is still work that needs to be done.  Our district—like most others in Pennsylvania—continues to experience numerous cost increases that place further stress on our budget. The most significant of these factors, continues to be the ASD retirement contributions (PSERS), increases in Special Education and ESOL costs, as well as skyrocketing charter school tuitions.

As outlined in the Financial Plan Status Update, the timeline for a return to normal operations in the coming months will fluctuate as conditions change related to COVID-19. These conditions will affect ASD’s educational programs, operations, and finances in significant ways. We do not yet know the long-term effects of the pandemic on our district’s enrollment, programming needs, transportation costs, and local, state, and federal funding, among other areas, but must be prepared to face them.

The dynamics of charter school tuition costs are also difficult to predict. It is expected that these costs will increase significantly over the next several years, as they have already grown by an average of 13.8 percent per year since the 2014-15 school year. We are projected to spend between $58 and $67 million dollars on charter school tuition for the 2020-201 fiscal year. At the highest end of the range, this amount represents approximately 17 percent of the annual budget.

In addition to these factors, ASD is closely monitoring and making projections based on the following:

  • Expected growth in special education enrollment
  • Expected growth in healthcare costs
  • Ensuring the district remains competitive in terms of staff compensation
  • Lags in transportation subsidies behind actual costs
  • Addressing the district’s structural deficit
  • Maintaining investment in ASD’s key priorities
  • Maintaining stable finances for the long term
  • Critical need to repair and replace identified buildings that are over 100 years old

Earlier this month, I had the privilege of joining Governor Wolf at a press conference announcing his 2021-22 state budget proposal that would increase state education funding for Allentown by more than 90 percent and ameliorate the historic inequity that Pennsylvania communities like ours have experienced.

There is still work to do.  This evening we will share not only our positive growth, but also the significant fiscal issues that will continue to be our challenge here in ASD.   We will continue to take a long-term view of our finances and plan how to meet the needs of our students.

The update has been shared publicly on our website for transparency and review. Our children are our first priority, and we are committed to continuing to provide a high-quality education to every student in Allentown.

Our ASD Board of Directors is committed to excellence and thanks you for your continued support of our children!

 

Sincerely,

Thomas E. Parker

Superintendent


23 de febrero de 2021

Estimada Comunidad de ASD:

El 23 de marzo de 2018, publicamos los resultados de un análisis fiscal independiente llevado a cabo por Pennsylvania Financial Management Co. En ese momento, la Junta Directiva de la escuela junto con la administración actual se comprometieron a usar el informe como impulsor de la organización para las mejoras fiscales y la transparencia requerida para ayudar a sostener el distrito.  Específicamente, el distrito tuvo que abordar las siguientes duras realidades:

Un saldo de fondos casi agotado

 Aumentos en los costos del PSERS, de la atención sanitaria y de las tarifas de la matrícula de la escuela semiautónoma

Falta de procedimientos operativos estándar dentro de la oficina comercial

● Una proyección presupuestaria que arrojó un déficit de 8 millones de dólares estadounidenses para el año lectivo 2018-2019, con falta de saldo en los fondos para cubrir el déficit.

Casi tres años más tarde, tenemos el gran agrado de compartir los avances realizados en nombre de los estudiantes, el personal y la comunidad de Allentown en general. El informe de esta noche no solo ilustrará nuestro compromiso constante con la excelencia, sino que también reflejará nuestro compromiso con las prioridades fiscales trazadas dentro del área del objetivo de crear y esperar la efectividad y responsabilidad organizativa que figuran en nuestro Marco estratégico.

Para resumir, durante los últimos cuatro años, el distrito ha invertido en personal y sistemas para abordar lo hallado en el análisis fiscal 2017-18. Hemos realizado una inversión para apoyar la mejora y la administración financiera en general de los recursos financieros del distrito. También hemos contratado personal y nos hemos asociado con expertos para que nos ayuden a lograr nuestros objetivos operativos y académicos. Estamos contentos de informar lo siguiente:

Una reducción significativa del déficit proyectado originalmente por PFM según se muestra en el siguiente gráfico

    Mayores ingresos en comparación con proyecciones originales de PFM anteriores

    Implementación de los sistemas de gestión fiscal y procesos (control de posición, administración presupuestaria e informes exhaustivos de extracción de datos)

    Mayor inversión filantrópica y apoyo de las prioridades del distrito

Estas mejoras no podrían haberse llevado a cabo sin la colaboración dinámica de la Carbon Lehigh Intermediate Unit (IU21), Century Fund y el Departamento de Educación de Pensilvania, así como de los legisladores locales.  En conjunto, todos los esfuerzos han apoyado a ASD, pues fueron pivote para la eficiencia, transparencia y rendición de cuentas de la organización. Por favor, tengan en cuenta que aún queda trabajo por hacer.  Nuestro distrito, como la mayoría en Pensilvania, sigue experimentando numerosos aumentos en los costos que presionan aún más nuestro presupuesto. El más importante de estos factores siguen siendo los aportes jubilatorios de ASD (PSERS), los aumentos en los costos de Educación Especial y ESOL, además de las matrículas de la escuela semiautónoma, que se ha ido por las nubes.

Según se establece en la Actualización del estado del plan financiero, el plazo para el retorno a las operaciones normales en los próximos meses fluctuará según el cambio de las condiciones en relación al COVID-19. Estas condiciones afectarán los programas educativos, operaciones y finanza de ASD de forma significativa. Aún no sabemos cuáles serán los efectos de la pandemia a largo plazo en nuestro distrito en relación a las inscripciones, las necesidades de programación, los costos de transporte y los fondos locales, estatales y federales, entre otras áreas, pero debemos estar preparados para enfrentarlos. 

La dinámica de los costos de matrícula en la escuela semiautónoma también es difícil de predecir. Se espera que estos costos aumenten significativamente en los próximos años, ya que ya han aumentado un 13.8 % en promedio desde el año lectivo 2014-2015. Se proyecta que el gasto en matrícula para la escuela semiautónoma para el año fiscal 2020-2021 será de 58 y 67 millones de dólares estadounidenses.  En el extremo más alto del rango, esta cifra representa aproximadamente el 17 por ciento del presupuesto anual.

 Además de estos factores, ASD monitorea de cerca y realiza proyecciones según lo siguiente:

    Aumento esperado en la inscripción en educación especial

    Aumento esperado en los costos de atención sanitaria

    Seguridad de que el distrito siga siendo competitivo en términos de remuneración del personal

    Demoras en los subsidios para el transporte tras los costos actuales

    Abordaje del déficit estructural del distrito

    Mantenimiento de la inversión en las prioridades clave de ASD

    Mantenimiento de la estabilidad de las finanzas a largo plazo

    Necesidad crítica de reparar y reemplazar edificios determinados que tienen más de 100 años

A principios de este mes, tuve el privilegio de acompañar al gobernador Wolf en una conferencia de prensa para anunciar su propuesta de presupuesto estatal 2021-22, el cual aumentaría los fondos para educación del estado destinados a Allentown en más del 90 por ciento y mitigaría la inequidad histórica que las comunidades de Pensilvania como la nuestra han vivido.

Aún queda trabajo por hacer. Esta tarde compartiremos no solo nuestro crecimiento positivo, sino también los importantes problemas fiscales que continuarán siendo nuestro desafío en ASD. Seguiremos tomando una visión a largo plazo de nuestras finanzas y planificaremos cómo satisfacer las necesidades de nuestros estudiantes.

La actualización ha sido compartida públicamente en nuestro sitio web por transparencia y para revisión en. Los niños son nuestra principal prioridad, y nos comprometemos a seguir brindando educación de alta calidad a cada estudiante de Allentown.

¡La Junta de Directores de ASD se compromete con la excelencia y agradece el apoyo constante que ustedes brindan a nuestros niños!

Atentamente,

 

Thomas E. Parker

Superintendente